Udział w konferencji zapowiedzieli doświadczeni w badaniach i ochronie podkowców przedstawiciele z kilku krajów. Będzie więc okazja poznać również inne projekty, zastosowane metody oraz poszerzyć wiedzę o podkowcach w kontekście innych warunków geograficznych i środowiskowych. Referaty i prezentacje będą w językach polskim i angielskim, zapewnione będzie tłumaczenie symultaniczne.

Na drugi dzień konferencji zaplanowany został warsztat międzynarodowy poświęcony ochronie podkowców w Europie. Warsztaty, już dla mniejszej grupy osób zajmujących się ochroną podkowców, będą prowadzone w języku angielskim.

Udział w wydarzeniu jest bezpłatny, zapewnione jest także bezpłatne wyżywienie, zakwaterowanie, przejazdy lokalne, trzeba jednak dojechać do Bochni. Liczba uczestników jest ograniczona, a planowana grupa odbiorców to osoby związane z ochroną nietoperzy, właściciele i zarządcy obiektów zasiedlonych przez ten gatunek, przedstawiciele władz z obszaru Krainy Podkowca, chiropterolodzy.